Gestion des présences

Activez le module de gestion des présences

Vous pouvez régler zistemo afin d’utiliser uniquement les modules dont vous avez besoin. Ceci pour une interface claire et simple.

Activez le module de gestion des présences uniquement si vous souhaitez utiliser zistemo pour gérer la présence de vos employés.

Création de nouveaux modèles de présence

zistemo est flexible comme votre société : créez vos modèles de présence de manière à ce qu'ils répondent parfaitement à vos besoins :

• à temps plein
• à temps partiel
• modèles pour les services individuels, tels que le marketing, les ventes et la production
• modèles de temps flexible.

Même les pauses peuvent être définies individuellement dans les modèles.

Basculer entre les modèles de présence

Incroyablement flexible : vous pouvez basculer entre différents modèles de présence et les adapter à vos besoins.

Configuration de vos modèles de présence

Mettre au point chaque détail du calendrier :

• Gérer les horaires de travail
• Ajouter des règles de pause
• Configurer les paramètres des horaires de travail flexible.

Fixez les règles

• Pour l’enregistrement
• Pour les vacances
• Et plus encore.

Aucun autre logiciel n’offre autant d’options.

Sélectionnez un modèle de temps flexible

Il existe 5 modèles d’horaires flexibles différents. Choisissez celui qui convient le mieux à vos besoins.

Définissez le bon plan d’horaires flexibles pour vos employés.

Gérez vos règles de temps flexible

Indiquez à quel moment vous souhaitez que les employés reçoivent des notifications : À combien d'heures supplémentaires ou d'absence souhaitez-vous déclencher des notifications ? Comment devraient-ils les recevoir ?

Une fois configuré, ce système d’avertissement s’exécute automatiquement. Vous n'aurez plus besoin de vous en soucier.

Définir les règles d'enregistrement

Est-ce que votre équipe travaille également en dehors du bureau ? Aucun problème ! Les employés peuvent toujours accéder au système zistemo et suivre leurs heures de travail.

Cela fonctionne aussi sur les appareils mobiles.

Vous déterminez quelles adresses IP le système acceptera et à partir de quelles géolocalisations l’équipe peut s’enregistrer.

Établissez les règles pour les pauses repas

Est-ce que toute l'équipe déjeune en même temps ? Est-ce que tout le personnel de votre entreprise prend des pauses-déjeuner à différents moments ? Ou est-ce que chacun déjeune à sa guise dans un certain laps de temps ?

Les habitudes varient dans chaque pays et dans chaque entreprise.

Mais cela est sans importance. Avec zistemo, vous pouvez définir les règles des pauses-repas en fonction de vos besoins.

Fixer des règles pour les heures de travail quotidiennes

Configurez les règles de base et les horaires flexibles pour votre entreprise. Celles-ci peuvent également varier d'un jour à l'autre.

Cependant, vous devez les configurer pour votre entreprise et selon les habitudes de votre pays.

Toujours à jour sur les vacances

Une fois la configuration centralisée effectuée, tous les congés scolaires, généraux ou spécifiques à une région apparaissent en rose dans le calendrier de chacun des membres de votre équipe.

Ainsi, tout le monde peut prendre en compte ces périodes lors de la prise de rendez-vous et des vacances.

Fermeture de l'entreprise

Toute l’entreprise cesse-t-elle ses activités et ferme à certaines périodes de l'année ?

Si vous configurez ces heures dans zistemo, tous les membres de l’équipe en sont informés bien à l’avance.

Les règles de vacances toujours maitrisées

Combien de vacances chaque membre de l'équipe peut-il prendre ? Combien de jours de vacances restants peuvent être reportés sur l'année suivante et quand sont-ils perdus ? Vous pouvez également configurer ces règles dans zistemo.

Types d’absence

Définissez différents types d'absences et déterminez si et comment elles affectent les durées du travail rémunéré et non rémunéré. Par exemple :

• Jour de maladie
• Réunion d'affaires
• Formation
• Formation continue
• Naissance d'un enfant
• Déménagement.

Attribuer des modèles de présence aux membres de l'équipe

Vous pouvez ensuite affecter vos modèles finis à des équipes entières ou individuellement.

Moniteur de présence

Vous savez immédiatement en un coup d'œil quels sont vos employés présents aujourd’hui.

Les cartes des employés vous fournissent toutes les informations pertinentes sur les horaires de travail de votre équipe en temps réel.

Cartes des membres de l'équipe

En un clic sur la carte d'un employé, vous pouvez afficher et modifier toutes les informations relatives aux heures de travail de cette personne.

Vous

• pouvez voir toutes les demandes soumises et les demandes approuvées
• mettez à jour les horaires de travail, et
• envoyez des notifications au membre de l'équipe.

Calendrier des absences

zistemo possède un calendrier des absences pour que personne ne perde la trace des absences.

Chacun peut suivre ses demandes de vacances et autres jours de congé ainsi que le statut : brouillon, soumis ou approuvé.

Calendrier du département

Consultez l'intégralité du calendrier de rendez-vous du service et de son personnel en un seul endroit.

Vous pouvez alors voir tous les événements et les absences futures et planifier simplement.

Réglages individuels des horaires variables

L'automatisation n'est pas toujours le meilleur choix. Ici, vous pouvez définir des règles individuelles pour les membres de l'équipe s'ils souhaitent (temporairement) passer à l'horaire flexible.

Vous déterminez quand le compte d’horaire flexible commence et le comparez au plan.

Arrivée et départ

Le bouton d’arrivée et de départ sur chaque page.

De cette manière, tout le monde peut facilement enregistrer son arrivée ou départ, commencer et terminer les pauses et choisir de travailler dans le système zistemo ou en dehors de celui-ci.

Notifications

Les notifications sont un moyen simple pour vous informer immédiatement des demandes importantes :

Cet outil affiche immédiatement les messages importants.

Par exemple, les demandes de congés des membres de votre équipe et suggestions de copies de sauvegarde. Vous pouvez facilement approuver ou rejeter ces demandes en un seul clic.

La gestion des ressources ne peut être plus simple.

Tableau de bord

Le tableau de bord de gestion des présences vous donne un aperçu instantané. En un coup d'œil, vous pouvez voir

• qui est malade,
• aujourd’hui, qui est en vacances,
• et toute demande ouverte nécessitant votre approbation.

En un clic, vous pouvez passer à la vue du calendrier ou traiter les demandes en attente.